Esta política explica como a Hexan trata os dados pessoais de quem visita o site, fala com a gente pelo WhatsApp, e-mail ou telefone, usa o portal de chamados ou é contato de um cliente ou fornecedor. Ela segue a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei nº 13.709/2018).
Em resumo
- Coletamos só o necessário para responder a você e prestar o suporte contratado.
- Não vendemos dados pessoais.
- Cookies de estatística e de anúncios (Google e Meta) só entram se você clicar em Aceitar, e você pode mudar essa escolha quando quiser.
- Mensagens de WhatsApp, e-mails e ligações viram chamados, para que nenhum pedido se perca.
- Para ver, corrigir ou apagar seus dados, escreva para suporte@hexan.com.br.
1. Quem é responsável pelos seus dados
A controladora dos dados pessoais tratados nos canais descritos aqui é a Hexan Outsourcing de TI Ltda. ("Hexan"), CNPJ 32.682.076/0001-30, com sede na Av. Santiago Rodilha, 823 - Veloso, Osasco - SP, CEP 06154-000. É a Hexan que decide como e para que esses dados são usados.
2. Quais dados tratamos e para quê
Cada uso tem uma finalidade e uma base legal da LGPD (art. 7º). Não pedimos dados sensíveis, como saúde, religião ou biometria. Se você mandar algum por conta própria numa mensagem, ele será usado só no seu atendimento.
| Quando | Quais dados | Para quê | Base legal |
|---|---|---|---|
| Formulário do site | Nome, empresa, e-mail, WhatsApp, número de usuários e principal necessidade. Também a página do envio e a campanha que trouxe você ao site (parâmetros "utm" e identificador de clique do Google Ads, quando houver). | Responder ao seu pedido, preparar a proposta e saber quais campanhas trazem contatos. | Consentimento, dado na caixa do formulário (art. 7º, I). Medição das campanhas: legítimo interesse (art. 7º, IX). |
| WhatsApp, e-mail e telefone | Número de telefone, nome do perfil ou do remetente, e-mail, conteúdo das mensagens e arquivos enviados. Nas ligações: número, data, horário e duração. | Atender você, registrar o pedido como chamado, responder e avisar sobre o andamento. | Execução de contrato e procedimentos preliminares a pedido do titular (art. 7º, V); legítimo interesse em responder a quem nos procura (art. 7º, IX). |
| Portal de chamados | Nome, e-mail, telefone, empresa, senha (guardada de forma cifrada), histórico de chamados e registros de acesso. | Dar a você acesso seguro aos seus chamados. | Execução de contrato (art. 7º, V) e legítimo interesse (art. 7º, IX). |
| Clientes e fornecedores | Nome, cargo, e-mail e telefone dos contatos; dados de contrato e de faturamento da empresa. | Prestar os serviços, emitir notas fiscais, cobrar e cumprir obrigações legais. | Execução de contrato (art. 7º, V) e cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II). |
| Navegação no site | Endereço IP, data e hora do acesso, páginas visitadas e dados técnicos do navegador. Um cookie técnico protege o formulário contra envios automáticos. | Manter o site no ar e seguro e guardar os registros de acesso exigidos pelo Marco Civil da Internet. | Legítimo interesse (art. 7º, IX) e obrigação legal (art. 7º, II; Lei nº 12.965/2014, art. 15). |
| Estatísticas e anúncios | Identificador do navegador, páginas vistas, cliques nos botões e origem da visita. | Entender como o site é usado e medir os anúncios no Google e na Meta. | Consentimento (art. 7º, I): só se você clicar em Aceitar. |
Sem o consentimento, o formulário não é enviado, mas você pode falar com a gente pelo WhatsApp ou pelo telefone. Também podemos usar esses dados para nos defender em processos judiciais, administrativos ou arbitrais (art. 7º, VI).
3. Atendimento pelo WhatsApp
O WhatsApp da Hexan é o (11) 5028-2045, conectado à plataforma oficial do WhatsApp Business, da Meta. Quando você manda uma mensagem:
- recebemos o seu número, o nome do seu perfil e o que você enviar: texto, fotos, áudios, documentos ou localização;
- a mensagem abre ou continua um chamado na nossa plataforma de atendimento, onde fica o histórico da conversa;
- respondemos pelo próprio WhatsApp e podemos mandar uma mensagem de boas-vindas, avisos sobre o chamado e um lembrete quando a conversa estiver perto de expirar;
- só iniciamos conversas com clientes e com quem pediu esse contato; para não receber mais, é só pedir por qualquer canal.
As mensagens passam pelos servidores da Meta para chegar até nós. O uso do aplicativo WhatsApp segue os termos e a política de privacidade do próprio WhatsApp.
4. Cookies e medição do site
Cookies são pequenos arquivos que o site grava no seu navegador. O site da Hexan usa poucos, e os de estatística e de anúncios só depois que você clica em Aceitar no aviso que aparece na primeira visita. Se você recusar, o site funciona do mesmo jeito.
| Nome | De quem | Para quê | Duração |
|---|---|---|---|
hexan_lead |
Hexan | Proteger o formulário contra envios automáticos. Sempre ativo. | Até fechar o navegador |
hexan-consent-v2 |
Hexan (armazenamento local do navegador) | Lembrar a sua escolha sobre cookies. | Até você limpar os dados do navegador |
hexan-attribution |
Hexan (armazenamento da sessão) | Guardar a campanha de origem para enviá-la junto com o formulário. | Até fechar a aba |
_ga, _ga_* |
Google Analytics | Estatísticas de visitas. Só depois de Aceitar. | Até 2 anos |
_fbp |
Meta | Medir anúncios e os contatos pelo WhatsApp. Só depois de Aceitar. | Até 3 meses |
O site também carrega as fontes de texto do Google Fonts. Para isso, o seu navegador informa ao Google o endereço IP e dados técnicos, sem gravar cookies.
Sua escolha neste navegador:
Você também pode apagar ou bloquear cookies nas configurações do navegador.
5. Com quem compartilhamos
A Hexan não vende dados pessoais. Compartilhamos só o necessário com os fornecedores que nos ajudam a operar, e sempre para as finalidades desta política:
- Hostinger: hospedagem do site e do e-mail da Hexan.
- Meta: WhatsApp Business, para as mensagens, e Meta Pixel, para medir anúncios, se você aceitar os cookies.
- Google: Google Analytics, se você aceitar os cookies, e Google Fonts.
- Twilio: operadora do número (11) 5028-2045, nas ligações e em parte do caminho das mensagens de WhatsApp.
- TomTicket: plataforma do portal de chamados suporte.hexan.com.br.
- Contabilidade, bancos e órgãos públicos: quando necessário para faturamento, cobrança e obrigações legais.
- Autoridades: quando houver obrigação legal ou ordem judicial.
O Hexan Desk (desk.hexan.com.br), nossa plataforma de atendimento, roda em servidores da própria Hexan, no Brasil.
6. Dados fora do Brasil
Alguns desses fornecedores, como Google, Meta, Twilio e Hostinger, podem guardar ou processar dados em outros países, principalmente nos Estados Unidos. Essas transferências seguem a LGPD (art. 33) e as regras da ANPD, com as garantias contratuais oferecidas por esses fornecedores.
7. Por quanto tempo guardamos
- Pedidos de proposta e contatos que não viraram contrato: até 2 anos depois do último contato.
- Chamados, conversas e e-mails de atendimento: enquanto durar o contrato e por até 5 anos depois do fim dele, para comprovar o serviço prestado.
- Contratos e dados de faturamento: pelo prazo exigido pela legislação fiscal e civil.
- Registros de acesso ao site: 6 meses, como exige o Marco Civil da Internet.
- Estatísticas do Google Analytics: pelo prazo configurado na ferramenta, de no máximo 14 meses.
Terminado o prazo, os dados são apagados ou anonimizados, a não ser que a lei exija guardá-los por mais tempo (art. 16 da LGPD).
8. Como protegemos os dados
Usamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acesso indevido, perda e vazamento (art. 46 da LGPD): conexões criptografadas (HTTPS), acesso restrito a quem precisa, autenticação em dois fatores na plataforma de atendimento, cópias de segurança e monitoramento dos servidores.
Nenhum sistema é infalível. Se acontecer um incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante, avisaremos a ANPD e as pessoas afetadas, como manda a lei (art. 48).
9. Dados nos sistemas dos clientes
Ao prestar os serviços de TI (suporte, TI gerenciada, monitoramento, backup, segurança, CFTV e projetos), a Hexan pode ter acesso a dados pessoais que estão nos sistemas, computadores e câmeras dos clientes. Nesses casos, quem decide sobre esses dados é a empresa cliente, que é a controladora, e a Hexan atua como operadora: trata os dados só para prestar o serviço contratado, segue as instruções do cliente e o contrato, mantém sigilo e não usa esses dados para fins próprios.
Pedidos sobre esses dados devem ser feitos à empresa cliente. Se chegarem à Hexan, encaminhamos a ela.
10. Seus direitos e como exercê-los
A LGPD (art. 18) garante a você o direito de:
- confirmar se tratamos dados seus e ter acesso a eles;
- corrigir dados incompletos, errados ou desatualizados;
- pedir a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desacordo com a lei;
- pedir a portabilidade dos seus dados para outro fornecedor;
- pedir a eliminação dos dados tratados com o seu consentimento;
- saber com quem compartilhamos os seus dados;
- saber que pode não dar o consentimento e o que acontece nesse caso;
- revogar o consentimento a qualquer momento;
- se opor a um tratamento feito sem consentimento, se ele descumprir a lei;
- reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Como pedir: escreva para suporte@hexan.com.br com o assunto "Privacidade" ou fale pelo WhatsApp (11) 5028-2045. Para proteger os seus dados, podemos pedir uma confirmação de identidade antes de atender. Respondemos em até 15 dias. Alguns dados podem continuar guardados quando a lei exigir ou para a defesa da Hexan em processos.
11. Canal de privacidade
Para dúvidas sobre esta política ou pedidos sobre os seus dados:
- E-mail: suporte@hexan.com.br, com o assunto "Privacidade";
- WhatsApp e telefone: (11) 5028-2045;
- Correspondência: Av. Santiago Rodilha, 823 - Veloso, Osasco - SP, CEP 06154-000.
Como microempresa, a Hexan segue o regime de agentes de tratamento de pequeno porte da ANPD (Resolução CD/ANPD nº 2/2022), que dispensa a indicação de um encarregado e pede, no lugar dele, um canal de comunicação com o titular: é este.
12. Mudanças nesta política
Esta política pode mudar quando mudarmos a forma de tratar dados ou quando a lei exigir. A data no topo da página mostra a versão em vigor, e as mudanças importantes serão avisadas no site.
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